Het onwillige woord

Blog 107, Het onwillige woord

Vroeger gebruikte ik WordPerfect als tekstverwerker. Het fijne daarvan was dat je met behulp van het 'onderwaterscherm' kon zien waar de opmaakcodes in jouw document stonden. Als er dan iets gebeurde wat je niet begreep, keek je daar en vaak kon je dan het probleem simpel oplossen. Maar ja, dat was het DOS-tijdperk met de beperkte mogelijkheden. WordPerfect verloor de strijd met Word en dus moest ik, met grote tegenzin, overstappen op Word. Vanaf dat moment leek het of ik alle controle over het schrijven van een tekst kwijt was. Het heeft wel even geduurd voor ik weer de baas was.

Waarschijnlijk ken je het verschijnsel wel. Je werkt samen met anderen aan een rapport en jij hebt de taak om de verschillende bijdragen in één document onder te brengen. Je laadt zo'n bijdrage en brengt een kleine verandering aan. Op dat moment lijkt Word een eigen leven te gaan lijden. Regels verschuiven of breken halverwege af, opeens springt tekst in, soms staan alle letters aan de rechterkant onder elkaar, een vreemde nummering die je helemaal niet wil, komt te voorschijn en zo kan ik nog wel even doorgaan. Mijn ervaring is dat als je het oorspronkelijke document uitdraait en overtypt je er de minste tijd aan kwijt bent. Maar dat is een beetje raar en het hoeft ook niet.

Tip 1

Als je een Word-document van iemand anders krijgt dat je wil opnemen in jouw tekst, haal dan alle opmaak eruit. Er zijn speciale programmaatjes voor, maar wat ook goed werkt is:

• Open het document in Word
• Ga naar Bestand, Opslaan als
• Kies de map waarin je het document wil opslaan
• En sla het document op als tekst zonder opmaak.
  (Het Word-document blijft bewaard en jij werkt verder, in Word, met het tekst-document)

Ik sluit overigens niet uit dat als jij een document aan die ander levert, deze net zo hard op jou moppert als jij op hem. We denken allemaal dat wij het op de enig juiste manier doen (ik wel ten minste).

Een paar tips bij het maken van een Word-document. Het belangrijkste dat je moet weten is dat Word werkt met alinea's. Misschien heb je wel eens een genummerde lijst gemaakt en zitten vloeken, omdat bij het gebruik van ENTER er een nieuw nummer startte, terwijl je de tekst onder het oude nummer wilde toevoegen. Dat nieuwe nummer van de lijst ontstaat doordat je met ENTER een nieuwe alinea start. Dit noemen we een harde return. Om in dezelfde alinea te blijven heb je een zachte return nodig.

Tip 2

Gebruik een zachte return als je in dezelfde alinea wil blijven. Dat doe je door eerst de SHIFT-toets in te drukken en terwijl je die toets vasthoudt, de ENTER toets in te drukken (SHIFT-ENTER).

Tip 3

Gebruik nooit de spatiebalk om de cursor een paar plaatsen verder te zetten. Daarvoor gebruik je de TAB toets.

Tip 4

Ga nooit naar een volgende pagina door een paar keer op ENTER te drukken, maar gebruik de harde pagina return Ctrl-ENTER. Zo voorkom je dat je bij het bewerken van de tekst lege regels aan het begin van een pagina krijgt.

Toen ik Tip 2 hoorde, ging er een wereld voor me open en werd Word eindelijk een tekstverwerker waar ik prettig mee kon werken. Het is mijn meest gegeven en meest gewaardeerde advies over Word.

Heb je vragen over Word of Excel, ik bespreek ze graag in een blog. Laat het me weten.